مقالات وقضايا

إدارة وتخطيط الفعاليات

تُعد إدارة وتخطيط الفعاليات من أبرز المجالات التي تشهد تطورًا مستمرًا، حيث تتطلب توازنًا بين الإبداع والتنظيم لتحقيق الأهداف المرجوة. ومع توجه العالم نحو تحقيق أهداف التنمية المستدامة 2030، أصبحت استدامة الفعاليات والمؤتمرات ضرورة لضمان تقليل الأثر البيئي وتعظيم الأثر الاجتماعي والاقتصادي.

إدارة الفعاليات المستدامة لا تتعلق فقط بتقديم تجربة ناجحة للحضور، بل تمتد إلى تحقيق قيم المسؤولية المجتمعية، والحفاظ على الموارد الطبيعية، وتعزيز الاستفادة الاقتصادية.

مفهوم استدامة الفعاليات والمؤتمرات وأهداف التنمية المستدامة 2030

استدامة الفعاليات تعني تنظيم فعاليات تُراعي تقليل الأثر البيئي، وتعزز المسؤولية الاجتماعية، وتحقق مكاسب اقتصادية طويلة الأجل. وهذا المفهوم يرتبط بشكل مباشر بـ أهداف التنمية المستدامة 2030 من خلال:

1. الحد من الأثر البيئي: تقليل استخدام الموارد غير المتجددة وإدارة النفايات بفعالية.

2. تعزيز المساواة والشمولية: ضمان مشاركة جميع الفئات، بما في ذلك النساء وذوي الاحتياجات الخاصة.

3. خلق فرص اقتصادية: تعزيز فرص العمل المحلية ودعم الأعمال الصغيرة والمتوسطة.

4. الابتكار والمسؤولية الاجتماعية: تطبيق حلول مبتكرة تساهم في تعزيز التنمية المستدامة.

التعريف بالمواصفات القياسية لنظام إدارة الفعاليات

المواصفات القياسية الدولية لإدارة الفعاليات (ISO 20121) توفر إطارًا شاملاً لتخطيط وتنظيم الفعاليات بطريقة مستدامة.

أبرز ملامح المواصفة:

1. تحديد نطاق العمل: تحليل احتياجات وأهداف الفعالية بما يتماشى مع مبادئ الاستدامة.

2. تقييم المخاطر: تحديد المخاطر البيئية والاجتماعية والاقتصادية وإيجاد حلول للتخفيف منها.

3. إشراك أصحاب المصلحة: ضمان التعاون مع جميع الأطراف المعنية لتحقيق الاستدامة.

4. التحسين المستمر: تقييم الأداء بعد الفعالية لضمان التحسين المستمر في الفعاليات المستقبلية.

سياسة إدارة الفعاليات المستدامة والإجراءات الخاصة بنطاق عملها

سياسة إدارة الفعاليات المستدامة تهدف إلى وضع معايير واضحة تضمن تحقيق التوازن بين الأهداف الاقتصادية والاجتماعية والبيئية.

الإجراءات الرئيسية:

1. تخطيط الاستدامة:

• تحديد الأهداف البيئية مثل تقليل النفايات واستهلاك الطاقة.

• مراعاة حقوق الإنسان والمساواة في جميع جوانب التنظيم.

2. التوريد المستدام:

• اختيار موردين يلتزمون بمعايير الاستدامة مثل تقليل الانبعاثات الكربونية.

3. إدارة الموارد:

• استخدام موارد متجددة مثل الطاقة الشمسية والإضاءة الموفرة.

4. إشراك المجتمع:

• التعاون مع المجتمعات المحلية لتحقيق فوائد اقتصادية واجتماعية مباشرة.

مسؤوليات وصلاحيات فريق العمل في الفعاليات المستدامة

1. مدير الفعالية:

• الإشراف على جميع الجوانب التنظيمية وضمان توافقها مع معايير الاستدامة.

2. مسؤول الاستدامة:

• مراقبة الأنشطة لضمان تحقيق الأهداف البيئية والاجتماعية.

3. مسؤول اللوجستيات:

• إدارة الموارد، النقل، والتجهيزات بطريقة مستدامة.

4. مسؤول التواصل:

• التواصل مع أصحاب المصلحة والحضور لضمان الشفافية وتقديم المعلومات المتعلقة بالاستدامة.

5. مسؤول المتابعة والتقييم:

• إعداد تقارير ما بعد الفعالية لتقييم الأداء وتحسين العمليات المستقبلية.

تخطيط وتنظيم ما قبل وأثناء وما بعد انتهاء الفعالية

1. مرحلة ما قبل الفعالية:

• التخطيط التفصيلي: وضع خطة شاملة تشمل أهداف الاستدامة وآليات التنفيذ.

• اختيار الموقع: اختيار مواقع صديقة للبيئة أو تدعم القيم الاجتماعية.

• إشراك الموردين: ضمان التزام الموردين بمعايير الاستدامة.

2. مرحلة أثناء الفعالية:

• إدارة الموارد: مراقبة استخدام الطاقة والمياه والنفايات.

• إشراك الحضور: تقديم توجيهات للحضور بشأن ممارسات الاستدامة مثل إعادة التدوير.

• الشفافية: تقديم تقارير فورية عن الأثر البيئي والاجتماعي للفعالية.

3. مرحلة ما بعد الفعالية:

• التقييم: مراجعة أداء الفعالية مقارنة بالأهداف المحددة.

• التقارير: إعداد تقرير شامل عن الأثر البيئي والاجتماعي.

• التحسين المستمر: تقديم توصيات لتحسين الفعاليات المستقبلية.

إدارة وتخطيط الفعاليات لم تعد تقتصر على تقديم تجربة مميزة للحضور، بل أصبحت جزءًا من رؤية أوسع لتحقيق الاستدامة. من خلال تب

نسقه وأعده الأستاذ/ ماجد بن عايد خلف العنزي

اترك رد

WhatsApp chat